Типы документов
Реклама
Партнеры
Распоряжение Минстроя МО от 14.04.2014 N 54 "Об утверждении Положений об архиве и постоянно действующей Экспертной комиссии Министерства строительного комплекса Московской области"
МИНИСТЕРСТВО СТРОИТЕЛЬНОГО КОМПЛЕКСА
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 14 апреля 2014 г. № 54
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЙ ОБ АРХИВЕ И ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ
ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА СТРОИТЕЛЬНОГО КОМПЛЕКСА
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях реализации Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Закона Московской области № 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области", в соответствии с основными правилами работы ведомственных архивов, одобренными Коллегией Главархива СССР от 28.08.1985, и в целях организации и проведения практической работы по экспертизе, отбору и передаче на постоянное хранение в Центральный государственный архив Московской области документов Министерства строительного комплекса Московской области:
1. Утвердить Положение об архиве Министерства строительного комплекса Московской области (приложение № 1).
2. Утвердить Положение о постоянно действующей Экспертной комиссии Министерства строительного комплекса Московской области (приложение № 2).
3. Утвердить состав постоянно действующей Экспертной комиссии Министерства строительного комплекса Московской области (приложение № 3).
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.
Министр строительного комплекса
Московской области
М.Е. Оглоблина
Приложение № 1
к распоряжению Министерства
строительного комплекса
Московской области
от 14 апреля 2014 г. № 54
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА СТРОИТЕЛЬНОГО КОМПЛЕКСА
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Архив Министерства строительного комплекса Московской области создается в Министерстве строительного комплекса Московской области (далее по тексту - Минстрой Московской области) для хранения документов, законченных делопроизводством структурными подразделениями, их отбора, учета и использования.
1.2. Документы Минстроя Московской области, имеющие историческое, экономическое, социальное и научно-техническое значение, составляют часть Архивного фонда Московской области и подлежат постоянному хранению в Государственном учреждении Московской области "Центральный государственный архив Московской области" (далее - ЦГАМО).
До передачи на государственное хранение эти документы временно хранятся в архиве Минстроя Московской области (не более 10 лет).
1.3. Минстрой Московской области обеспечивает сохранность, учет, отбор и использование документов, образующихся в процессе его деятельности и отнесенных к составу Архивного фонда Московской области в соответствии с Законом Московской области от 25.05.2007 № 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области", и осуществляет своевременную передачу этих документов на постоянное хранение в ЦГАМО.
1.4. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов Минстроя Московской области на хранение в ЦГАМО, производятся силами и за счет средств Минстроя Московской области.
1.5. Функции ведения архива возлагаются приказом министра строительного комплекса Московской области (далее - министр) на работника Управления государственной гражданской службы, кадров и мобилизационной подготовки, ответственного за архив. Ответственность за хранение, учет и использование архивных документов определяется должностными обязанностями этого работника в соответствии с его должностным регламентом.
1.6. Работник, ответственный за ведение архива, руководствуется законодательными актами Российской Федерации и Московской области, приказами и распоряжениями министра, нормативными правовыми актами и методическими рекомендациями Главного архивного управления Московской области, ЦГАМО и настоящим Положением.
1.7. Контроль за деятельностью архива осуществляет Управление государственной гражданской службы, кадров и мобилизационной подготовки.
1.8. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Минстроя Московской области осуществляет Главное архивное управление Московской области и ЦГАМО.
2. Состав документов архива
Архив Минстроя Московской области хранит:
2.1. Законченные делопроизводством структурных подразделений Минстроя Московской области документы постоянного хранения, документы временного (свыше 10 лет) хранения, необходимые в практической деятельности.
2.2. Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов архива (описи, исторические справки и т.д.).
2.3. Документы постоянного хранения учреждений и организаций, находящихся в ведомственном подчинении Минстроя Московской области.
2.4. Служебные и ведомственные издания Минстроя Московской области.
3. Задачи и функции архива
3.1. Основные задачи архива Минстроя Московской области:
3.1.1. Комплектование, учет и использование документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2. Создание, пополнение и совершенствование научно-справочного аппарата хранящихся в архиве документов, обеспечение его преемственности с научно-справочным аппаратом ЦГАМО.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов, отнесенных к архивному фонду Московской области, на постоянное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством, Главным архивным управлением Московской области и ЦГАМО.
3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве структурных подразделений Минмособлстроя.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив Минстроя Московской области осуществляет следующие функции:
3.2.1. Принимает дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, учитывает и хранит документы структурных подразделений Минстроя Московской области, обработанные в соответствии с требованиями, установленными основными правилами работы ведомственных архивов.
3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с ЦГАМО графики представления описей дел постоянного хранения на рассмотрение Экспертной комиссии (далее - ЭК) Минстроя Московской области и Экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) Главного архивного управления Московской области.
3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после передачи структурными подразделениями в архив годовые разделы описей дел постоянного хранения по основной деятельности и по личному составу на рассмотрение ЭК Минстроя Московской области и ЭПК Главного архивного управления Московской области.
3.2.4. Организует использование документов, хранящихся в архиве:
- информирует руководство и работников Минстроя Московской области о составе и содержании документов архива;
- в установленном порядке выдает дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;
- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.5. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЭК Минстроя Московской области.
3.2.6. Оказывает методическую помощь соответствующим структурным подразделениям Минстроя Московской области в составлении их номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Минстроя Московской области.
3.2.7. Ежегодно представляет в ЦГАМО сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.8. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ЦГАМО документы Минстроя Московской области, отнесенные к составу Архивного фонда Московской области.
4. Права архива
Для выполнения возложенных на него задач и функций архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил архивной работы с документами в структурных подразделениях Минстроя Московской области.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений, а также учреждений и организаций, находящихся в ведомственном подчинении Минстроя Московской области, сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
5. Организация работы архива
5.1. Работа архива организуется в соответствии с настоящим Положением.
5.2. Архив работает по утвержденному годовому плану работы Минстроя Московской области и плану-графику приема дел в архив, согласованному с руководителями структурных подразделений Минстроя Московской области.
5.3. Архив организует инструктаж по вопросам организации архивного дела работников структурных подразделений Минстроя Московской области.
5.4. Архив проводит проверки организации и состояния хранения документов в делопроизводстве структурных подразделений Минстроя Московской области.
По итогам каждой проверки на имя министра архивом составляется докладная записка, в которой отражается существующее положение дел и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.
6. Ответственность
6.1. Ответственность в случае утраты, порчи или незаконного уничтожения документов структурных подразделений, подлежащих сдаче в архив Минстроя Московской области, несет руководитель структурного подразделения.
6.2. Ответственность за утрату, порчу, незаконное уничтожение документов, хранящихся в архиве Минстроя Московской области, а также за учет, хранение и уничтожение архивных документов несет ответственный за ведение архива.
Приложение № 2
к распоряжению Министерства
строительного комплекса
Московской области
от 14 апреля 2014 г. № 54
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА
СТРОИТЕЛЬНОГО КОМПЛЕКСА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая Экспертная комиссия (далее - ЭК) Министерства строительного комплекса Московской области (далее - Минстрой Московской области) создается для организации проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, а также методического руководства ЭК учреждений и организаций, находящихся в ведомственном подчинении Минстроя Московской области.
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом, работает в постоянном контакте с Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Главного архивного управления Московской области и получает от ЭПК необходимые организационно-методические указания.
1.3. Решения ЭК вступают в силу после их утверждения курирующим заместителем министра. В отдельных случаях решения ЭК вступают в силу только после их предварительного согласования с ЭПК Главного архивного управления Московской области.
1.4. В своей работе ЭК руководствуется законодательными актами Российской Федерации и Московской области, основными правилами работы архивов организаций, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень), и иными нормативными правовыми актами федеральных органов государственной исполнительной власти в области архивного дела и делопроизводства, приказами и распоряжениями министра строительного комплекса Московской области, методическими рекомендациями Главного архивного управления Московской области, Центрального государственного архива Московской области и настоящим Положением.
1.5. Персональный состав ЭК утверждается распоряжением министра строительного комплекса Московской области (далее - министр).
1.6. ЭК возглавляет начальник Управления государственной гражданской службы, кадров и мобилизационной подготовки Минстроя Московской области, секретарем Центральной экспертной комиссии является лицо, ответственное за ведение архива.
2. Основные задачи Экспертной комиссии
Основные задачи ЭК:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства, при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение.
3. Основные функции Экспертной комиссии
В соответствии с возложенными задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно с архивом Минстроя Московской области работу по ежегодному отбору документов для дальнейшего хранения и на уничтожение.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Минстроя Московской области, подготовке их к архивному хранению, разработке номенклатуры дел.
3.3. Рассматривает и представляет на согласование ЭПК Главного архивного управления Московской области, а затем на утверждение министра:
3.3.1. Описи дел постоянного хранения управленческой документации:
- номенклатуру дел Минстроя Московской области;
- описи дел по основной деятельности и по личному составу Минстроя Московской области;
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения по основной деятельности и по личному составу.
3.3.2. Акты на уничтожение документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" по перечню, сроки хранения которых истекли:
- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;
- акты на уничтожение документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.3.2).
4. Права Экспертной комиссии
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации сотрудникам Минстроя Московской области по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от структурных подразделений Минстроя Московской области:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях сотрудников структурных подразделений Минстроя Московской области о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, входящих в состав Архивного фонда Московской области, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей ЦГАМО и Главного архивного управления.
4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
5. Организация работы Экспертной комиссии
5.1. ЭК Минстроя Московской области осуществляет работу в тесном контакте с ЭПК Главного архивного управления Московской области, получает от нее необходимые методические рекомендации.
5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания комиссии оформляются протоколом. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседаниях не позднее чем через 10 дней.
5.3. Заседания ЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие большинство присутствующих на заседании членов ЭК Минстроя Московской области.
Право решающего голоса имеют только члены ЭК Минстроя Московской области. Приглашенные консультанты, эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК (в отдельных случаях по согласованию с ЭПК Главного архивного управления Московской области).
5.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.
Приложение № 3
к распоряжению Министерства
строительного комплекса
Московской области
от 14 апреля 2014 г. № 54
СОСТАВ
ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА
СТРОИТЕЛЬНОГО КОМПЛЕКСА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Председатель комиссии:
Ибрагимова
Галина Петровна
-
начальник Управления государственной гражданской службы, кадров и мобилизационной подготовки
Члены комиссии:
Вольфсон
Яков Ефимович
-
консультант отдела по обеспечению деятельности Управления по обеспечению деятельности министерства
Борисова
Люсик Манучаровна
-
консультант отдела государственной гражданской службы и кадров Управления государственной гражданской службы, кадров и мобилизационной подготовки
Дюкова
Александра Викторовна
-
консультант отдела бухгалтерского учета и отчетности Управления бухгалтерского учета, отчетности и госзаказа
Звонов
Дмитрий Андреевич
-
консультант отдела правового обеспечения Правового управления
------------------------------------------------------------------